Guida Completa alla Dashboard Host — WelcomeGuide

Knowledge Base v1.2 — Uso interno Setup Assistant AI

1. Panoramica della Dashboard

La Dashboard è il centro di controllo dell’host. Da qui si creano, modificano e gestiscono tutte le guide digitali.

La Dashboard WelcomeGuide è accessibile all’URL/la-mia-dashboard/ed è riservata agli host registrati (accesso con email e password). Ogni host vede esclusivamente le proprie guide e i propri dati — non può accedere alle guide di altri host.

La Dashboard ha tre modalità principali:

• Lista guide(vista predefinita): mostra tutte le guide create, con pulsanti “Modifica” e “Vedi Guida”.
• Crea nuova guida: form di creazione con tutti i campi ACF da compilare.
• Modifica guida: stessa struttura della creazione, pre-popolata con i dati salvati.

2. Struttura e Navigazione

Il form di compilazione della guida è organizzato inTab (schede). Ogni tab raggruppa campi tematicamente correlati. I tab sono visibili nella parte superiore del form e sono navigabili con un click.

3. Sezione: Info Base

Dati fondamentali della struttura. Compaiono nella intestazione della guida digitale.

4. Sezione: Check-in & Contatti

Informazioni operative per l’arrivo e per contattare l’host. Sezione fondamentale.

5. Sezione: Come Raggiungerci

Istruzioni personalizzate per raggiungere la struttura con diversi mezzi di trasporto.

6. Sezione: Contenuti Guida

Il cuore della guida: regole, galleria fotografica e servizi inclusi.

7. Sezione: Manuali Casa

Istruzioni per l’uso degli elettrodomestici e dei dispositivi presenti in struttura.

8. Sezione: Guida Locale

Consigli personalizzati dell’host su ristoranti, attrazioni e luoghi da visitare nella zona.

9. Sezione: Servizi Extra Host

Servizi aggiuntivi che l’host può offrire a pagamento. Strumento di upselling integrato.

10. Sezione: Gestione Rifiuti

Istruzioni per la raccolta differenziata. Fondamentale in Italia dove le regole variano da comune a comune.

11. Sezione: Info Utili

Informazioni pratiche aggiuntive per un soggiorno autonomo e sereno.

12. Sezione: Menu PDF

Per strutture con ristorazione (hotel, agriturismi, B&B con colazione).

13. Strumenti di Invio & Stampa

Disponibili nella vista “Modifica guida”, dopo il form ACF.

?️ Espositore da Banco

Genera e scarica un’immagine PNG in formato A5 pronta per la stampa, contenente:

• Il logo della struttura (se caricato)
• Il QR code della guida digitale
• Il QR code Wi-Fi (se SSID e password sono compilati)

L’ospite scansiona il QR con la fotocamera del telefono e apre la guida digitale — nessuna app da installare.

? Invia Link Diretto

Per inviare la guida a un ospite specifico prima del check-in, compilare i campi nel tabInvio Ospite:

• Nome Ospite:ha tre effetti simultanei — (1) genera il messaggio WhatsApp pre-compilato con il nome dell’ospite, (2) appare nella guida pubblica come saluto personalizzato nell’intestazione (“Ciao,Marco?”), (3) il Receptionist AI riceve il nome e lo usa per rivolgersi all’ospite per nome nelle risposte
• Telefono Ospite:genera link WhatsApp diretto con messaggio pre-compilato contenente il link della guida
• Email Ospite:genera link mailto con oggetto e corpo pre-compilati

14. Gestione Guide

Creare una Nuova Guida

Dalla lista guide, cliccare “+ Crea Nuova Guida”. Si apre il form completo. Compilare almeno il titolo (nome identificativo interno, es. “Appartamento Centro”) e i campi fondamentali. Premere “Pubblica Nuova Guida”. La guida è immediatamente online e accessibile via QR code.

Modificare una Guida Esistente

Dalla lista guide, cliccare “Modifica” accanto alla guida. Apportare le modifiche desiderate e premere “Salva Modifiche”. Le modifiche sono live immediatamente — non serve fare nulla di altro.

Vedere la Guida come la Vede l’Ospite

Dalla lista guide, cliccare “Vedi Guida”. Si apre in una nuova scheda la versione pubblica della guida, esattamente come la vedrà l’ospite sul suo telefono.

15. Piani e Limiti Guide

Se l’host tenta di creare una guida oltre il limite del piano, il sistema mostra un avviso con il link alla pagina tariffe per l’upgrade. Le guide esistenti rimangono sempre accessibili.

16. Come Vede la Guida l’Ospite

Capire l’esperienza dell’ospite aiuta l’host a compilare la dashboard con più consapevolezza e motivazione.

Accesso alla guida

L’ospite accede alla guida digitale scansionando il QR code con la fotocamera del proprio smartphone. Si apre direttamente nel browser —nessuna app da installare. La guida è ottimizzata per mobile (iPhone, Android) e funziona con qualsiasi browser. È disponibile anche un pulsante “Scarica Brochure PDF” per chi preferisce una versione stampabile.

Struttura visiva della guida

La guida si apre con unheadercontenente: logo della struttura, nome, CIN (se compilato), saluto personalizzato con il nome dell’ospite (se inserito nel tab Invio Ospite), messaggio di benvenuto e città. Sotto l’header appaiono nell’ordine:

1. Box “Personalizza il Tuo Soggiorno”(rosso, solo se ci sono servizi Butler attivi) — link diretto alla sezione servizi
2. Weather Box— mostra il meteo in tempo reale con un messaggio contestuale e porta alla Guida Locale riordinata per meteo
3. Barra di navigazione sticky— sempre visibile durante lo scroll, con tab rapidi per le sezioni presenti nella guida
4. Sezioni fisarmoniche(accordion) — si aprono/chiudono con un tap

Sezioni della guida pubblica e cosa le attiva

Il Receptionist AI lato ospite (Concierge AI)

Il pulsante della chat (“Chiedimi qualcosa”) fluttua in basso a destra su tutta la guida. Alla prima apertura mostra4 suggerimenti di domanda preconfigurati:

• ? Password del WiFi
• ? Orari check-in e check-out
• ?️ Ristoranti consigliati vicino
• 4° suggerimento dinamico: “? Menù di oggi” (se c’è il PDF), oppure “✨ Personalizza il soggiorno” (se ci sono servizi extra), oppure “?️ Come funziona la raccolta rifiuti” (fallback)

L’ospite può fare un massimo di10 domande al giornoper guida (contatore per dispositivo, si azzera a mezzanotte). Quando il limite è raggiunto, la chat mostra un avviso e il pulsante WhatsApp per contattare direttamente l’host.

Il Receptionist AI risponde sempre nellalingua del messaggio dell’ospite— non nella lingua della guida. Un ospite tedesco che scrive in tedesco riceve la risposta in tedesco, anche se la guida è in italiano.

Quando la risposta richiede un intervento umano (prenotazione, disponibilità, conferma), l’AI chiude il messaggio con un pulsante“Scrivi all’Host su WhatsApp”che apre direttamente la chat WhatsApp dell’host.

Il Weather Box — cosa vede l’ospite

Il box meteo appare come un banner colorato subito sotto l’header, con un messaggio in base alle condizioni atmosferiche rilevate in tempo reale nella città della struttura:

• ☀️ Sole → “Splende il sole! Ecco i posti migliori per oggi:”
• ?️ Pioggia → “Sembra che piova, ma non scoraggiarti! Ecco cosa fare al chiuso:”
• ⛅ Nuvoloso → “Cielo nuvoloso, ma ci sono ottimi posti da scoprire…”
• ?️ Vento → “Soffia [nome vento]! Ho selezionato i posti più riparati per te:”

Il tap sul box porta l’ospite direttamente alla Guida Locale, dove i luoghi con contesto meteo corrispondente appaiono in cima con il badge “Ideale per oggi”.Il Weather Box funziona solo se la Guida Locale ha almeno un luogo con il campo Contesto Meteo compilato.

17. Generazione Automatica dei Contenuti con l’AI

Il Setup Assistant può aiutare l’host a generare i testi da inserire nella dashboard, campo per campo, in modo guidato.

Compilare una guida da zero richiede tempo e creatività. Il Setup Assistant è in grado digenerare automaticamente i testi prontiper qualsiasi campo della dashboard, sulla base delle informazioni che l’host fornisce in chat. L’host copia il testo generato e lo incolla direttamente nel campo corrispondente della dashboard.

Come funziona

L’host descrive la propria struttura in linguaggio naturale — come farebbe con un amico — e il Setup Assistant genera i testi ottimizzati per ogni campo. Esempi di come avviare la generazione:

• “Genera un messaggio di benvenuto per il mio appartamento. Si chiama Town Center, è in centro a Cagliari, 2 camere, ristrutturato di recente, a 5 minuti a piedi dal porto.”
• “Scrivi le istruzioni check-in: le chiavi sono in una cassetta a codice (1234) sul muro a destra del portone. Appartamento al 3° piano, porta B.”
• “Crea le istruzioni per la lavatrice: è una Bosch, la manopola dei programmi è a sinistra, il detersivo va nel cassetto superiore, il programma 40°C è consigliato per tutto.”
• “Scrivi una descrizione per il servizio ‘Transfer aeroporto’: trasporto privato Aeroporto Cagliari-Struttura, disponibile H24, prezzo €35 a corsa, prenotare almeno 12 ore prima.”
• “Genera le regole della struttura: silenzio dalle 22, vietato fumare, non ammessi animali, massimo 4 ospiti, check-out entro le 10:30.”

Cosa può generare il Setup Assistant

18. Linee Guida per la Qualità dei Testi

Il Receptionist AI risponde usando letteralmente il testo inserito dall’host. La qualità della scrittura determina direttamente la qualità delle risposte agli ospiti.

Regole generali di scrittura

• Frasi complete, non abbreviazioni.Scrivere “Parcheggio riservato nel cortile interno, accesso dal portone laterale in Via Roma 15” e non “Parcheggio cortile interno”.
• Specificare sempre soggetto e luogo.“Il bidone della plastica si trova nel vano scale al piano terra” è meglio di “vano scale PT”.
• Evitare sigle e gergo internoche l’ospite straniero non conosce. L’AI traduce in 5 lingue, ma non interpreta sigle ambigue.
• Per istruzioni sequenziali usare numeri:“1. Aprire il portone. 2. Salire al piano 3. 3. Bussare alla porta B.” — il formato numerato viene mantenuto nella risposta dell’AI.
• Lunghezza ragionevole:l’AI risponde in massimo 3 frasi. Se il testo del campo è molto lungo, l’AI lo sintetizza — preferire testi già sintetici e precisi.

Campi wysiwyg (editor ricco)

I campi Messaggio di Benvenuto, Istruzioni Check-in, Regole Struttura, Orari, Info Parcheggio e Numeri Emergenza usano un editor di testo ricco. Si possono usare grassetto, liste puntate e intestazioni. Evitare formattazione eccessiva — l’AI riceve il testo senza stili e le liste puntate vengono appiattite in testo continuo.

Campi immagine — cosa caricare

Per ogni campo immagine nei repeater (foto dispositivo, foto luogo, foto servizio, foto rifiuto, foto contatore): caricare foto chiare, in buona luce, preferibilmente scattate di fronte all’oggetto o luogo. Le immagini non vengono lette dall’AI ma vengono mostrate all’ospite accanto al testo — una buona foto riduce le domande di chiarimento.

Lingua di compilazione

Compilare sempre initaliano. Il sistema DeepL Pro traduce automaticamente tutti i campi di testo in inglese, tedesco, francese e spagnolo. Non è necessario — né consigliato — compilare i campi manualmente in più lingue, perché le versioni tradotte vengono sovrascritte dalla traduzione automatica ad ogni salvataggio.

19. Domande Frequenti degli Host

Come faccio ad aggiornare le informazioni della guida?

Accedi alla Dashboard → clicca “Modifica” sulla guida → modifica i campi desiderati → clicca “Salva Modifiche”. Le modifiche sono live immediatamente. Non è necessario ri-pubblicare o generare un nuovo QR code — il QR rimane invariato e punta sempre alla versione aggiornata.

Il QR code cambia se modifico la guida?

No. Il QR code è dinamico: punta sempre alla stessa URL della guida, che viene aggiornata in tempo reale. Puoi stampare il QR code una sola volta e aggiornare i contenuti tutte le volte che vuoi senza ristampare nulla.

In quante lingue viene tradotta la guida?

La guida viene tradotta automaticamente in italiano, inglese, tedesco, francese e spagnolo tramite il servizio DeepL Pro. L’ospite seleziona la sua lingua con un click. L’host deve compilare la guida solo in italiano — la traduzione avviene automaticamente ad ogni salvataggio.

Il Receptionist AI conosce i contenuti della mia guida?

Sì. Il Receptionist AI legge tutti i campi della guida in tempo reale e risponde alle domande degli ospiti basandosi su quei dati. Se un campo è vuoto, l’AI non inventa informazioni ma indirizza l’ospite a contattare l’host via WhatsApp. Più campi sono compilati, meno il Receptionist AI deve rimandare all’host.

Se inserisco il nome dell’ospite nel tab “Invio Ospite”, cosa succede?

Il nome ha tre effetti: appare come saluto personalizzato nell’intestazione della guida (“Ciao, Marco ?”), il Receptionist AI lo usa per rivolgersi all’ospite per nome nelle risposte, e viene incluso nel messaggio WhatsApp pre-compilato. Dopo l’invio il campo si svuota automaticamente.

Cosa sono le Regole Struttura e perché sono importanti?

Le Regole Struttura sono il campo che il Receptionist AI usa per rispondere a domande comportamentali degli ospiti: “posso fumare?”, “sono ammessi animali?”, “posso fare una festa?”, “a che ora devo fare il check-out?”. Se questo campo è vuoto, l’AI risponde “non ho questa informazione” e rimanda all’host — una telefonata evitabile con pochi minuti di compilazione.

Come funziona il box “Personalizza il Tuo Soggiorno”?

Il box appare nella guida pubblica solo se almeno un servizio extra ha il toggle “Proponi nel WelcomeButler” attivo. Quando l’ospite clicca il box, viene portato alla sezione Servizi dove può selezionare i servizi desiderati e inviare all’host un messaggio WhatsApp con la lista. WelcomeGuide non gestisce pagamenti — il contatto avviene direttamente tra ospite e host.

Come funziona il campo “Contesto Meteo” nella Guida Locale?

Per ogni luogo nella guida locale puoi indicare in quali condizioni meteo è ideale visitarlo (sole, pioggia, vento specifico, ecc.). Il sistema rileva il meteo in tempo reale nella città della struttura e riordina automaticamente la guida locale mettendo in cima i luoghi più adatti al meteo del giorno, con il badge “Ideale per oggi”. Se non compili questo campo su nessun luogo, l’ordine rimane fisso indipendentemente dal meteo.

Posso avere una guida per ogni appartamento?

Sì. Con il piano Business puoi creare fino a 5 guide separate, ognuna con i propri contenuti, QR code e Receptionist AI. Con il piano Pro le guide sono illimitate.

Cosa succede se un campo è lasciato vuoto?

I campi vuoti non compaiono nella guida pubblica. La guida si adatta automaticamente ai contenuti inseriti — se non hai un menu PDF quella sezione non appare, se non hai servizi extra quella scheda non si vede. La guida è sempre pulita e ordinata.

Come posso inviare la guida all’ospite?

Hai due opzioni: (1) stampare o mostrare il QR code all’arrivo; (2) inviare il link diretto via WhatsApp o email dalla sezione “Strumenti di Invio e Stampa” nella pagina di modifica guida, compilando nome, telefono ed email dell’ospite.

La guida funziona su tutti i telefoni?

Sì. La guida è una pagina web ottimizzata per mobile. Non richiede installazione di app. Funziona su iPhone, Android e qualsiasi dispositivo con un browser web e connessione internet.

Come ottengo il massimo dal Receptionist AI per i miei ospiti?

Il Receptionist AI lavora esclusivamente con le informazioni inserite nella dashboard. Le due sezioni più importanti sono:

• Guida Locale:fonte primaria per domande su dove mangiare, cosa visitare, dove fare la spesa. Inserire almeno 5-10 luoghi con descrizioni personali. Compilare il Contesto Meteo su ogni luogo per attivare i suggerimenti meteorologici.
• Servizi Extra con toggle Butler attivo:alimentano la funzione “Personalizza il tuo soggiorno”. Senza servizi Butler attivi, questa funzione non si attiva.

In generale: istruzioni check-in dettagliate eliminano le chiamate notturne. Manuali casa completi riducono le domande sull’uso degli elettrodomestici. Regole struttura compilate evitano richieste non conformi.

I dati della mia guida sono privati?

I dati inseriti nella dashboard sono tuoi e sono protetti. La guida pubblica (accessibile via QR code) mostra solo le informazioni che hai scelto di inserire. I dati di accesso alla dashboard (email e password) non sono condivisi con nessuno. Ogni host accede esclusivamente alle proprie guide.